Je doelen bereiken, je productiviteit verhogen, hoe doe je dat?

In 2022 ervaarde ca. 25% van de Young professionals (18-34 jr) klachten van overbelasting of burn-out. Prestatiedruk, overbelasting en onzekerheid zijn slechts enkele oorzaken. Het streven om productiviteit te verhogen en het halen van persoonlijke doelen spelen een belangrijke rol hierin, maar hoe doe je dat?

Je kent het wel. Je bent druk met van alles. Druk zijn klinkt als goed bezig zijn. Vraag maar eens aan iemand “hoe gaat het” en je hoort vaak, “ik ben lekker druk” Alsof dat goed is.. Maar wat zegt dat nu eigenlijk?

Druk zijn zegt niets. In ieder geval niets over hoe het met je gaat. Het zegt ook niets over of je succesvol bent met, of dat je met druk zijn je doelen bereikt. Het lijkt wel een modeverschijnsel, alsof wanneer je niet druk bent er niet bij hoort. Iedereen hoort nou eenmaal druk te zijn. Het is een maatschappelijk ding geworden. Ontstaan vanuit prestatiedruk, erbij willen horen, succes hebben en het gevoel dat je niets kan of mag missen. Nog harder werken, nog beter je best doen, overal bij zijn..

Vooral onder de jongere generatie speelt prestatiedruk een grote rol. Soms met ernstige gevolgen zoals Burn-out. Burn-out onder jongeren neemt in razendsnel tempo toe. De prestatiedruk is hoog, ze willen snel carrière maken, overal op aanhaken, soms speelt FOMO een rol (het gevoel dat je iets mist als je er niet bij bent – Fear of missing out) Sociale verplichting, afleiding en te hoge doelen stellen in combinatie met het niet kunnen aangeven van je eigen grenzen kan snel leiden tot emotionele en fysieke uitval. Kwetsbaarheid is een woord dat niet of nauwelijks voorkomt in het vocabulaire onder jongeren. Je grens aangeven, is eng, not-done, want wat is het effect daarvan? De angst om gezien te worden als een “loser” of “zwakkeling” Daarnaast spelen zaken als onzekerheid over carrière, maatschappij en klimaat.

Als leidinggevende kun je je geen betere kracht toewensen, althans zo lijkt het. Het risico is dat deze Young professionals de dupe worden van hun eigen gedrag en inzet. Juist omdat ze zo hard werken, krijgen ze meer druk. Ze creëren een beeld dat ze het wel aankunnen en dat is heerlijk voor de leidinggevende die met gemak alweer een nieuwe of extra klus klaar heeft staan. De leidinggevende kiest makkelijker om die ene klus neer te leggen bij diegene die presteert, dan bij diegene die piept of aangeeft te druk te zijn om een klus aan te pakken. Een grote valkuil, soms een eye-opener voor leiders om extra aandacht te besteden aan het prestatievermogen van hun medewerkers. “Hoe is de werkdruk voor je op dit moment, geef je op tijd je grenzen aan, heb je voldoende tijd voor ontspanning en kun je genoeg afstand nemen van het werk” Belangrijke vragen die leiders moeten stellen aan hun medewerkers om de balans en overbelasting risico’s in de gaten te houden.

Balans houden

Maar is ambitieus zijn, hard werken, social druk dan erg? Nee, natuurlijk niet. Zolang het maar past binnen het energieniveau, je het goed kunt managen en er geen structurele verstoringen zijn in de balans tussen inspanning en ontspanning. Je hebt ontspanning nodig nieuwe energie op te doen, om te kunnen presteren. Doe je dat niet en over een lange tijd dan raakt je accu leeg. Je moet tussendoor opladen. Het wordt kritisch wanneer de ontspanning niet meer kan worden gevonden, wanneer de balans werk-privé verstoort raakt, of wanneer er een continue druk bestaat die stress of een naar gevoel oplevert. Eigenlijk is dat het moment dat de grens al is overschreden. Het is dan nog moeilijker om je grens aan te geven, als drijfzand dat je omlaag trekt als je meer weerstand levert.

Achter prestatiedruk kunnen verschillende oorzaken liggen. Het kan iets zijn uit het verleden, oude interpretaties en besluiten de je ooit hebt genomen, die toen effectief waren maar nu misschien niet meer, overtuigingen waarnaar je je bent gaan gedragen. Hard werken, erbij willen horen, alles goed willen doen, anderen eerst willen helpen… tal van besluiten die je ooit hebt genomen. Soms is hard werken ook vluchtgedrag. Angst voor gedachten die in je opkomen wanneer je even niets doet. Stel je voor dat je gaat nadenken. Het lijkt wel of we continue aan moeten staan. In de auto of tijdens het sporten toch even die podcast luisteren over dat ene onderwerp.

Langdurige overbelasting kan resulteren in Burn-out. Wanneer je klachten ervaart of ergens last van hebt is het slim direct te actie te ondernemen om de druk te verlagen. Een coach je helpen om uit te vinden wat er nu eigenlijk gebeurt, je bewust te laten worden van gedrag en te kijken welke vaardigheden je kunt ontwikkelen of welke acties je kunt ondernemen om er beter mee te kunnen gaan om overbelasting en uitval te voorkomen.

Overbelasting kan voortkomen uit persoonlijke overtuigingen of gedrag. Geen nee kunnen zeggen komt voor uit een persoonlijke overtuiging, taken niet afmaken of uitstellen komen voort uit je gedrag. Gelukkig kun je met het ontwikkelen van vaardigheden werken aan het vermijden van overbelasting. Een van die vaardigheden is timemanagement.

Ook bij timemanagement draait het om het aangeven van je grenzen en keuzes maken. Dingen die belangrijk zijn en dringend, die moet je direct uitvoeren of goed inplannen als prioriteit, dingen die onbelangrijk zijn en niet urgent moet je niet doen. Alles daartussen kun je inplannen voor een later moment of delegeren aan een ander. Maar wat nu als er toch te veel urgente en belangrijke dingen zaken de overhand nemen? Je loopt dan alsnog vast.

We laten ons snel afleiden door zaken die niet belangrijk of urgent zijn. Denk maar aan je notificaties op je telefoon. Het risico dat je even afgeleid wordt terwijl je met een belangrijke taak bezig bent, is groot. Afleiding kost energie, want als je even je berichten checked op je telefoon moet je daarna je brein weer opnieuw opstarten om door te gaan met de taak waarmee je bezig was. In timemanagement kijken we naar taken die je inplant in een slimme volgorde, maar het is ook slim te kijken naar die zaken die je niet moet doen, zodat je ze tijdig herkent. De keuze om dingen niet te doen, is de meest lastige. Stel maar eens een lijstje NOT-TO-DO op.

We kunnen allemaal prachtige to-do lijsten maken, maar heb je ooit een NOT TO DO lijst gemaakt? De regels zijn hetzelfde, net als op je to-do lijst hou je jezelf aan de afspraak dat je die punten in een bepaalde tijd wil afwerken. De NOT-TO-DO lijst werkt iets eenvoudiger, je doet hier niets mee, of draagt dingen definitief over, maar het kunnen ook duidelijke afspraken zijn of maatregelen die je treft. “geen mail checken tijdens een taak, is dus een mooie voor op de NOT-TO-DO lijst”

Soms is het lastig een NOT-TO-Do lijst op te stellen. Soms weet je gewoonweg niet wat je NIET te DOEN hebt. Klinkt gek? Probeer het maar eens uit te vinden met deze oefening.

Simpele evaluatie van to-do’s

Afhankelijk van de uitkomst kun je een beeld vormen wat er goed is gegaan en waar je vastgelopen bent. Heb je doelen niet gehaald, dan kan het zijn dat je ze te ambitieus hebt ingepland. Of misschien is er iets urgents en belangrijks tussengekomen, is er iets onverwachts gebeurd zoals ziekte, of heb je bewust of onbewust andere keuzes gemaakt. Heb je je laten afleiden door bepaalde zaken, of hebben andere mensen extra tijd van je gevraagd waardoor je taken niet afkreeg? Het doel is niet alleen dat je een analyse maakt maar ook bekijkt hoe je het beter kunt doen. Wat kun je bedenken om taken de volgende periode wel af te ronden. Moet je beter plannen, of strikter zijn in het weerstaan van de verleidingen zoals afleiding door email, social, of binnenlopende collega’s die een praatje komen maken.

 Voor het slim inplannen van je to-do’s kun je gebruik maken van de Eisenhouwer matrix, een eenvoudige matrix die je helpt keuzes te maken en prioriteit te stellen voor die to-do’s die echt belangrijk en urgent zijn en zaken die minder belangrijk en urgent zijn.

De NOT-TO-DO lijst valt in de 4^e box van de Matrix van Eisenhouwer. Je kunt de NOT-TO-DO-lijst nog verder aanscherpen door er een STOP lijst van te maken. Wat doe je eigenlijk waarmee je ook zou kunnen stoppen?

Plannen voor werk en plannen voor privé

Productiviteit wordt vaak gerelateerd aan werk. Maar hoe zit het nou met je balans tussen werk en privé? De bovenstaande uitleg is heel praktisch voor werk gerelateerde productiviteit, maar hoe die je dit dan voor je privéleven?

Maak jij voor je privé tijd ook een projectplanning? Waarschijnlijk niet. Althans, niet zoals je dat voor het werk zal doen, waar je de to-do’s vooraf op dag basis inplant. Best raar, want je wil ook je persoonlijke doelen in privé (jouw leven) behalen toch? Misschien neem je jouw doelstellingen mee in je hoofd, of maak je een ruwe planning. Maar hoe zorg je dan dat je die doelen haalt en er echt mee aan de slag gaat? Loop je niet het risico dat die dingen die je wil doen, snel van je persoonlijke lijst afvallen door andere tussendoor komende activiteiten?

Het plannen van je persoonlijke doelen is vaak lastiger dan het plannen van je zakelijke doelen. Waarschijnlijk komt dat door het feit dat je bij zakelijke doelen verantwoording moet afleggen aan bijvoorbeeld jouw leidinggevende, terwijl bij persoonlijke doelen je met name verantwoording aflegt aan jezelf.

Het plannen van persoonlijke doelen is belangrijk. Persoonlijke doelen komen voort uit jouw persoonlijke waarden. Iets dat jij echt belangrijk vindt in het leven. Stel dat gezondheid voor jou een belangrijke persoonlijke waarde is en jij invulling wil geven aan die waarde door twee keer per week te gaan sporten. Dat is dan jouw persoonlijk doel. Wanneer je dat doel hebt bepaald, maar merkt dat het je niet lukt om twee keer per week te gaan sporten gaat er dus iets mis. Dat kan je een vervelend of rotgevoel opleveren. Maar wat gaat er dan mis? Waarom lukt het je niet om twee keer per week te gaan sporten? Er zijn vast tal van redenen op te noemen, maar uiteindelijk ligt de verantwoordelijkheid bij jou. Natuurlijk zijn er altijd uitzonderingen te benoemen, maar in de regel kom het neer op verkeerde planning of geen duidelijke keuzes maken. Als je iets wil bereiken zul je actiestappen moeten ondernemen, just do it!

Net als dat je voor je werk een planning maakt voor dingen die echt belangrijk zijn, kun je dit voor je persoonlijke doelen ook doen. Vaak vraagt dit afstemming, bijvoorbeeld met je partner of moet je dingen anders regelen. Wil je sporten op een avond dat je partner ook verplichtingen heeft en je kinderen niet alleen thuis kunt laten, dan zul je een oppas moeten regelen of een ander moment moeten kiezen, of misschien wil je partner thuisblijven. Het vraagt dus veelal overleg, keuzes maken, zoeken naar oplossingen. Toch ligt het in de privésfeer vaak wat lastiger. Veelal door het feit dat mensen het lastig vinden om nee te zeggen en voor zichzelf op te komen. Dat kan voortkomen uit bijvoorbeeld het gevoel dat je de ander teleurstelt als je aandringt om iets voor jezelf te willen doen. Hier kunnen persoonlijke belemmeringen, overtuigingen en een gebrek aan assertiviteit een rol spelen.

Wanneer je merkt dat je jouw persoonlijke doelen niet bereikt, leef je niet naar je waarden. De dingen die jij belangrijk vindt, doe je niet. Dat kan een rotgevoel opleveren, stress en geen voldoening, kortom je kunt daar last van krijgen. Niet kiezen voor persoonlijke doelen, kost je energie en kan je uitputten. De vraag is dus hoe je ervoor kunt zorgen dat je jouw persoonlijke doelen kun bereiken.

Laten we eerst eens kijken naar wat jouw persoonlijke waarden zijn. Wat vind jij nou echt belangrijk in het leven? Wat zou je eigenlijk het liefste willen, wat is waardevol voor je en hoe zou je terug willen kijken op jouw leven als je straks 80 bent. Wat zou je willen dat anderen over jouw zeggen? Wat ambieer jij in anderen, waarvan word jij warm, wat geeft jou energie, of kost jou energie (omgekeerde waarde) Kortom, wat zijn jouw persoonlijke waarden? Stel eens een lijst op van waarden, en geef eens aan hoe jij scoort op die waarde op een schaal van 1 tot 10. Waarden zijn vaak gekoppeld aan levensgebieden; werk, sociaal, vrije tijd, familie, relatie enz.

Een lijst van voorbeelden kun je hier vinden. De lijst is niet volledig en geeft maar een indicatie. Speur eens naar woorden die voor jou je waarde vertegenwoordigden, kies de 5 meest aansprekende. Beschrijf eens kort wat deze waarden voor jou betekenen.

Oefening waarden bepalen: 

• Kies een levensgebied waar je op wil verdiepen
• Schrijf jouw waarden eens op bij dat levensgebied, wat vind je echt belangrijk?
• Welk cijfer op een schaal van 1-10 zou je hieraan willen geven op dit moment?

 Deze oefening geeft je al direct een beeld van hoe jij leeft naar je waarden. Maar welke doelen kun je toewijzen aan de waarden die je hebt bepaald?

 Oefening doelen bepalen achter jouw waarden.

Beschrijf eens de concrete doelen achter de waarde die voor jou belangrijk is. Als jij bijvoorbeeld gezondheid als waarde hebt gekozen, beschrijf dan eens wat dit voor betekent, en wat je doel hierachter is.

 Voorbeeld:

Gezondheid: Ik wil gezond en fit blijven, zodat ik veel energie heb, me lekker in mijn vel voel, lang kan leven en genieten. Om gezond te blijven wil ik regelmatig sporten en mijn gewicht op peil houden. Mijn doel voor dit jaar is 2x per week 10km hard te lopen en mijn gewicht op 75KG te houden.

 Wanneer jij nu op de schaal “gezondheid” een 5 hebt ingevuld omdat het je niet lukt om 2x per week te gaan hardlopen en je inmiddels 80KG weegt, kan je bepalen dat je wil groeien naar een hogere score, bijvoorbeeld een dikke 7 wanneer je denkt dat je met 2x hardlopen je gezondheid op een hoger niveau brengt. Je gaat dus van jouw waarde naar een concreet doel.

• Waar zou je naartoe willen?.. en wanneer? Wat is je doel?
• Welke actie kan je bedenken om daar te komen?

Om jouw doel te kunnen bereiken zul je een concreet plan moeten maken om in actie te komen.

• Bepaal je onmiddellijke doelen, die je binnen een dag kunt doen
• Bepaal je korte termijn doelen, die je in de komende dagen kunt doen
• Bepaal je middellangetermijndoelen, voor de komende weken en maanden
• Bepaal je langetermijndoelen die je de komende maanden tot jaren kan doen 

Maar wat nu als je merkt dat je je doel niet bereikt?

Wanneer je merkt dat het je niet lukt om 2x per week te gaan hardlopen, zul je moeten bekijken wat de reden daarvan is en wat je kunt bedenken om stappen te zetten richting jouw doel. Om dit effectief te doen kun je gebruik maken van de coachmatrix, een handig hulpmiddel dat je voor heel veel situaties kunt inzetten.

Vul de matrix in van denken naar het gevoel, van gevoel naar behoefte en van behoefte naar actie.

Je ziet dat wanneer je het doel uitwerkt in de matrix je tot oplossingen kunt komen. Natuurlijk vraagt dit zelfdiscipline!  Het heeft geen zin jouw doel te beschrijven als je niet de discipline kunt opbrengen er ook daadwerkelijk voor te gaan. Je bent zelf verantwoordelijk voor je eigen gedrag en doen, ook jij kunt veranderen en je bent er zelf verantwoordelijk voor.

Om te zorgen dat je doelen gaat behalen, speelt timemanagement ook hier een rol. Je zult een concreet en passend plan moeten maken, dat specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden is (SMART)

 En als het plan dan staat, wees dan op je hoede voor valkuilen die voort kunnen komen uit;

• Je haalt een doel niet omdat je geen goede prioriteit stelt
• Je laat je afleiden door andere zaken die tussendoor komen
• Je vindt het lastig om nee te zeggen
• Je wil anderen pleasen, je hebt het gevoel dat je dit gewoon moet doen
• Je wil het gewoon goed doen, en perfect en kost je meer tijd
• …
• …

Timemanagement is keuzes maken. Focus houden, kiezen voor dingen die je echt wil doen en wil afmaken. Je hebt je doelen gesteld maar wil ze ook halen. Dat vraagt focus en aandacht. Met name het kiezen voor dingen die je niet wil doen kan lastig zijn. Hier kunnen de overtuigende gedachten een rol spelen. Zoals, ik kan toch geen nee zeggen, want wat denkt de ander dan van mij?

Of ik durf of kan geen nee zeggen, of ik voel dat ik geen nee kan zeggen.

Ik kan niet voor mezelf kiezen, want dan laat ik de ander in de steek..

Persoonlijke belemmeringen en overtuigingen

Wanneer je merkt dat persoonlijke overtuigingen of gedachten je in weg zitten om in actie te komen om je doel te bereiken, kun je eens kijken naar de ACT-matrix, een model dat je helpt inzichtelijk te krijgen wat nu eigenlijk jouw belemmering is om in actie te komen.

(Act-Matrix Nonons coaching, Anne de Jong)

Je begint in de ACT-matrix bij het benoemen van de waarde die voor jou belangrijk is. (rechtsonder)

Linksonder geef je aan welke blokkades jou in de weg zitten, veelal is dat angst, of overtuigingen zoals het lukt me niet, ik ben niet goed genoeg.

 Linksboven geef je aan wat je doet om ongewenste gevoelens te managen, dingen die je doet, excuses om vooral niet te doen wat je moet doen, vluchtgedrag, afleiding, opgeven, piekeren, zelfdestructie etc.

 Rechtsboven geef je aan wat je wel kunt doen om te leven naar je waarden, wetende dat het soms onprettig voelt of angst oproept, en wetende dat als je jouw doel wil bereiken je die pijn of angst moet doorstaan.

Je ziet al dat de linkerkant van de matrix van je waarden af beweegt en de rechterkant naar je waarden toe beweegt, daar wil je naartoe.

Hoe houd ik de regie in handen?

Jij bent in regie van je eigen leven. Het gaat erom dat je de regie behoudt. Als je regie-loos bent, word je ongelukkig, onrustig of gestrest. Het vervelende gevoel als je een doel niet haalt omdat het anders loopt dan gepland. Dat kan voorkomen wanneer je onrealistische doelen stelt, te veel tegelijk wil doen, of wanneer er dingen anders lopen dan je had verwacht. Op dat moment raak je de regie kwijt en wanneer dat bij jou een gevoel oproept van stress, onmacht, onrust, of je uit balans brengt, is het zaak de regie weer terug te pakken. Je hebt altijd een keuze! Dat klinkt makkelijk gezegd, maar het is zo. Kijk maar eens naar het regie-model. De keuze is niet altijd even makkelijk, of leuk, maar het gaat erom dat je regie pakt over de situatie.

Het regiemodel.

Wanneer dingen anders lopen dan verwacht en je daar ongelukkig mee bent, bedenk dan dat je altijd een keuze kunt maken. Dat brengt je rust, ook al is de keuze niet in eerste instantie wat je had bedacht.

Iets loopt anders dan gedacht:

Je kunt het accepteren. Het is zoals het is, jammer, niet gelukt. Volgende keer beter.

Maar laat het bijkomende gevoel dan ook los, neem er afstand van, laat het los dus pieker er niet meer over en ga door met wat je te doen staat.

Je kunt het veranderen. Als je het kunt veranderen, doe het dan! Kijk naar andere mogelijkheden.

Je kunt weggaan (uit de situatie)

Kun je het niet accepteren of veranderen, ga dan weg uit de situatie, kies een andere richting, vind een andere oplossing of doel.

In het voorbeeld van het sporten zou je het zo kunnen bekijken.

 Accepteren, het lukt nu niet:

Het lukt je gewoon niet om 2x per week te gaan hardlopen. Je hebt een kleintje van 3 maanden en dat vraagt nu gewoon even meer aandacht. Je neemt de regie en stelt je plannen om 2x per week te gaan lopen uit, totdat je kleine wat ouder is en er meer rust is in het gezin. Je laat het los voor nu. Dat geeft rust.

 Veranderen:

In de huidige planning past het niet om 2x per week te gaan hardlopen, zonder dat je iets anders regelt. Je zoekt daarom een oppas voor 2x per week, zodat jij en je partner de tijd hebben om aan eigen ontspanning te werken. Je verandert dus.

Weggaan: (uit de situatie)

Je hebt gedaan wat je kon, het lukt niet, een oppas blijkt ook geen optie. Je kunt het niet veranderen, of accepteren dan is er maar een optie en dat is dat je weggaat uit de situatie. In dit voorbeeld geen echte optie natuurlijk maar in andere gevallen zeker een mogelijkheid. In dit geval ligt de oplossing bij het accepteren of veranderen.

Samenvattend:

 Je doel bereiken en je productiviteit verhogen, vraagt discipline, planning, doorzettingsvermogen en met tegendruk gaan doen wat je te doen staat. Soms staat een persoonlijke overtuiging je in de weg en soms gedrag. Doelen moeten SMART zijn, timemanagement helpt je bij effectief bereiken van je doelen. Kiezen is essentieel, vooral het kiezen voor dingen die je niet wil doen is lastig. Voor jezelf opkomen is belangrijk en vraagt een behoorlijke dosis assertiviteit van je. Als het je niet lukt, heb je toch altijd een keuze zodat je het vervelende gevoel los kunt laten en meer rust ervaart. Je hebt zelf de regie in handen, bent zelf verantwoordelijk voor het nemen van acties. Ieder mens kan veranderen maar soms heb je gewoon te doen wat je te doen staat om je doel te bereiken. Ook al is dat spannend of eng en vraagt dit wat extra inzet van je. Just do it! 

Heb je hulp nodig of wil je verder verdiepen op een van de onderwerpen, laat het mij even weten. Download hier de slides uit deze blog als je de oefeningen zelf wil doen. 

 Succes,

Willem.

Bronnen en interessante artikelen:

In 2022 gaf 1 op de 4 werknemers in de leeftijd van 18 tot en met 34 jaar aan burn-outklachten te ervaren. Uit cijfers van de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA) van TNO en het CBS blijkt bovendien dat de ernst van ervaren burn-outklachten onder jonge werkenden, die veel klachten hebben, toeneemt. Het aandeel van verzuim door werkgerelateerde psychische klachten stijgt ook. Vooral in de zorg en onderwijs is het aantal klachten en het verzuim met psychische klachten hoog.

Bron: https://www.tno.nl/nl/newsroom/2023/09/burn-outklachten-jongeren-onderzoek-2022/

Meest genoemde oorzaken voor burn-out onder jongeren

• Hoge werkdruk door teveel taken voor aantal werkuren.
• Moeite met nee zeggen i.c.m. hoge taakeisen.
• Generatiekloof in verwachtingen tussen oudere en jongere werknemers over bijv. de werktijden, loyaliteit aan de werkgever, en jezelf opofferen voor het werk.
• Altijd bereikbaar moeten zijn, verstoorde werk-privébalans, de combinatie van werk en gezinsleven.
• “Imposter syndrome”: het gevoel niet goed genoeg te zijn, en de angst door de mand te vallen als bedrieger
• Competitiedrang: het beter willen doen dan collega’s en gewaardeerd willen worden. Dit geldt met name voor starters. De deelnemers in de leeftijdscategorie 30-34 jaar – die al langer in een functie zitten – ervaren dat dit afneemt.