Toen ik deelnam aan de interne coachpool van HEMA, ontdekte ik de toegevoegde waarde van een coachpool. Samen met andere bevoegde coaches vormden we een coachteam om medewerkers te ondersteunen bij lastige vraagstukken, persoonlijke ontwikkeling, leiderschap, overbelasting en vele andere zaken. Het was geweldig om te doen en we bereikte mooie resultaten die bijdragen aan een hogere werknemerstevredenheid, motivatie, blijere medewerkers, minder uitval, enzovoort. Win-Win dus, jazeker! Maar bij de organisatie van een pool van interne coaches komt veel kijken.

Bij het opzetten van een coachpool komt meer kijken dan je denkt, het is heel waardevol, maar ook echt iets dat een professionele aanpak vereist.

Organisatie van de coachpool

Denk aan de organisatie in het algemeen, het proces van afspraken maken, het vertrouwelijk opslaan van data, privacy in algemene zin, communicatie en informatievoorziening. Dit zijn zaken die goed geregeld moeten zijn wanneer je zelf een team van coaches uit je interne organisatie beschikbaar maakt voor je medewerkers. In ons geval bestond het team uit coaches die ook een andere rol vervulden in het bedrijf. Heel efficiënt, maar ook uitdagend. Ik merkte zelf dat het lastig was de balans te bewaken tussen tijd voor coaching en tijd voor de business, waar dat laatste mijn verantwoordelijkheid was en de coaching een aanvullende dienst. Tijd is al snel een beperkende factor, neem alleen al het punt agendabeheer bijvoorbeeld. Een coachafspraak plan je niet “even” tussen twee vergaderingen door. Ik zag dit als een beperkende factor wanneer je een interne coachpool inricht met coaches die ook een andere verantwoordelijkheid hebben binnen het bedrijf.

Afspraken maken, wie coacht wie

Ook een belangrijk punt dat speelt bij de inzet van interne coaches, is de structuur die je hanteert op het gebied van wie coacht wie. Omdat wij in de coachpool werkten met coaches die ook een andere rol vervulden, kon de situatie ontstaan dat een coach een teamlid van een directe collega zou kunnen coachen. En hoewel privacy en vertrouwelijkheid goed waren voorzien, is dat een minder wenselijke situatie omdat dit vragen kan oproepen. Voor de coach is het belangrijk vanuit een helikopterpositie te kijken naar de coachvraag, neutraal te zijn en vrij te kunnen coachen. Een situatie waarin je een teamlid van een directe collega gaat coachen, kan die vrijheid in de weg staan. In de structuur van een interne coachpool is het dus belangrijk ook afspraken te maken over de coaching hiërarchie en afdelingsstructuur.

Professionaliteit

Het opzetten van een interne coachpool bestaande uit medewerkers die bevoegd zijn om te coachen, biedt veel voordelen. Het is veelal een dienst die wordt aangeboden vanuit de intrinsieke waarde van de coach en de organisatie om medewerkers te ondersteunen. Dat is natuurlijk een geweldige waarde, maar het is niet vrijblijvend en eenvoudig. Wanneer je de keuze maakt om een interne coachpool op te zetten, moet dat professioneel gebeuren. Kwaliteit speelt bij coaching een grote rol, denk aan de verdere ontwikkeling van de kennis van de coaches, het inrichten van een intervisiestructuur en mogelijk zelfs supervisie. Het faciliteren van verdiepingsopleidingen is dus ook een punt van aandacht bij het inrichten van een interne coachpool.

Locatie

Coaching kan voor een coachee best spannend zijn. Het is persoonlijk, kan behoorlijk impactvol zijn en vraagt inzet van de coachee en kost dus energie. Vanuit het perspectief van de coach wil je dat je coachee even helemaal vrij is van afleidende gedachten en de aandacht volledig op zichzelf heeft. Even een moment waar andere zaken niet mogen afleiden. Dat vraagt om een coachlocatie buiten de werkomgeving, even weg van alles, andere energie en een leeg hoofd. Coachen op de werklocatie is wat dat betreft een minder goed idee. Hoewel er misschien een goede ruimte is op kantoor om een coachgesprek te voeren, bestaat er toch een risico dat de coachee niet vrij is van gedachten, nog bezig is met werk, of al nadenkt over de volgende vergadering. Bij het inrichten van een interne coachpool is het goed om hier aandacht aan te besteden en te kijken of er een locatie buiten kantoor beschikbaar is.

Rapportages en inzicht

Natuurlijk wil je de resultaten van de coaching weten. Waar doe je het voor, wat levert het op, op het gebied van welzijn, vermindering van uitval, betere prestaties. Dit speelt bij interne en externe coaching een belangrijke rol en is tevens best lastig. Een coach deelt geen inhoudelijke informatie over coachtrajecten. Privacy en vertrouwelijkheid spelen hier een belangrijke rol. Een rapportage over wat coaching heeft opgeleverd, kan dan ook alleen op een abstract niveau, zodanig dat er geen relatie gelegd kan worden tussen coachees en resultaten. Het is belangrijk hier ook duidelijk in te zijn richting het management om de verwachtingen ten aanzien van resultaatrapportage te managen. Rapportages die inzicht geven gaan over een langere periode, bijvoorbeeld na een jaar en kunnen het aantal trajecten tonen en een procentuele weergave van het type coachvragen. Maar alleen zodanig dat er geen enkele vorm van herleidbare informatie is richting de coachees. Het is heel goed mogelijk om de resultaten uit te drukken in een cijfer, bijvoorbeeld een gemiddeld evaluatiecijfer over alle trajecten. Het is ook mogelijk een inschatting te maken van het voorkomen van uitval en dat uit te drukken in een financieel voordeel, maar het blijft enigszins abstract. Echter een handige tool van de Nobco is de coachmonitor die een goed inzicht geeft in de doelrealisatie.

Variëteit en specialiteit

Wanneer je werkt met interne coaches uit het medewerkersbestand, ben je afhankelijk van de specialisaties van de pool die je kunt samenstellen. Idealiter kun je een coachpool samenstellen die de coachee keuze biedt op het vlak van geslacht, specialisatie en locatie. Het is belangrijk dat de coach en coachee samen een klik hebben voordat ze een coachtraject starten. Het aanbieden van variëteit in coaches is daarom wenselijk, maar bij het samenstellen van een interne coachpool ben je beperkt tot het aantal coaches dat beschikbaar is en hun specialiteiten.

.

Voordelen van een interne coachpool (bestaande uit medewerkers):

+ Toegankelijkheid: medewerkers kennen vaak de coaches en dat verlaagt drempels.

+ Efficiëntie: medewerkers en coaches werken binnen hetzelfde bedrijf.

+ Coaches kennen de bedrijfscultuur, missie en visie.

+ Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling.

+ Overzicht van wat er binnen de organisatie speelt.

+ Vermindering van uitval, meer tevreden medewerkers, betere resultaten.

Nadelen van een interne coachpool (bestaande uit medewerkers):

– Beperkte beschikbare tijd en aandacht van coaches met andere verantwoordelijkheden.

– Professionele inrichting vereist aandacht (ook vanwege privacy).

– Vertrouwensdrempel (de coach is ook een collega).

– Beperkte variëteit en specialisatie van coaches.

– Aantal beschikbare coaches.

– Voorziening van geschikte locaties.

– Aandacht en budget voor de ontwikkeling van coach-expertise.

Fulltime interne coaches

Bij een interne coachpool bestaande uit fulltime coaches spelen een aantal zaken geen rol, maar capaciteit kan een probleem zijn. Idealiter wil je de coachee een coach naar keuze aanbieden, wat meerdere coaches vereist.

Externe coachpool, hoe zit dat?

Eerlijk gezegd hebben de beperkingen van een interne coachpool mij aangezet tot het creëren van de externe coachpool-oplossing voor bedrijven. Vanuit mijn ervaring en overtuiging dat coaching bijdraagt aan persoonlijk en werk gerelateerd geluk, vind ik het belangrijk dat bedrijven investeren in het aanbieden van coaching aan hun medewerkers. Een positieve ROI is gegarandeerd: een medewerker die zich goed voelt, presteert beter, valt minder snel uit en waardeert de werkgever meer. Het is mijn missie om coaching toegankelijk te maken voor iedereen en dit heeft geleid tot een coachpool-oplossing voor bedrijven die het welzijn van hun medewerkers vooropstellen.

Mijn coachpool-oplossing bestaat uit een team van erkend en bevoegd coaches met elk hun specialiteit. We bieden alle mogelijke specialiteiten aan: leiderschap, burn-out, re-integratie, rouwverwerking, persoonlijke coaching, businesscoaching en loopbaancoaching. Onze coachpool bestaat uit een vast team dat samenwerkt, intervisie en supervisie toepast en investeert in kennisverrijking. Het ontzorgen van een bedrijf op het gebied van het aanbieden van coaching aan medewerkers is een belangrijk voordeel. Het is een kant-en-klare oplossing die snel te implementeren is, met communicatie en informatievoorziening tot een eenvoudig systeem waarmee medewerkers een coach kunnen selecteren om kennis mee te maken.

Natuurlijk spreek ik uit eigen parochie, aangezien mijn coachpool-oplossing mijn businessmodel is naast de individuele coaching die ik aanbied.

Voordelen van een externe coachpool:

+ Ontzorgen van het bedrijf en professionele inrichting.

+ Variëteit in coaches en specialiteiten.

+ Flexibele capaciteit met fulltime coaches beschikbaar.

+ Externe coachlocaties zijn beschikbaar.

+ Erkende en bevoegde coaches, met intervisie en supervisie.

+ Ervaring in coachpoolmanagement.

+ Privacy gewaarborgd.

+ Efficiënte/flexibele inzet op basis van behoefte.

+ Objectieve coaching, geen inmenging in het bedrijf.

Nadelen van een externe coachpool:

– Vereist een toegewijde investering (mogelijk binnen een vast budget).

– Externe coachpool is minder bekend met de interne cultuur.

– Afhankelijkheid en vertrouwen in kwaliteit.

Om de nadelen van het gebruik van een externe coachpool te minimaliseren, zullen we voorafgaand aan de besluitvorming met het bedrijf altijd de behoeften, missie, visie en cultuur bespreken. Het liefst stellen we ons ook persoonlijk voor aan de medewerkers om drempels te verlagen en vertrouwen op te bouwen.

Een andere optie is om een interne coachpool aan te vullen met een externe coachpool. Dit is een prachtig hybride model waarin twee systemen samenkomen en elkaar versterken. Misschien is dit wel de beste manier om coaching aan medewerkers aan te bieden.

Kortom, welke vorm je ook kiest, het aanbieden van coaching aan je medewerkers is een waardevolle investering die zichzelf terugbetaalt. Natuurlijk ben ik voorstander van een externe coachpool, aangezien dat ook mijn businessmodel is. Ten slotte, ik houd ervan om dingen eenvoudig te houden, dus mijn coachoplossing is snel te implementeren, de kosten bestaan alleen uit de werkelijke coachuren en we factureren centraal. Eenvoud staat voorop. Wil je meer weten over de coachpool-oplossing of heb je advies nodig, neem dan gerust contact op.”

Ps. Ons werkgebied is geoptimaliseerd tot een straal van ca. 30 km rondom Amsterdam, daarmee houden we reistijd optimaal en kunnen we voldoende capaciteit bieden. In de toekomst zal het werkgebied vergoot worden, maar onze focus is gericht op kwaliteit boven kwantiteit.